Facturación electrónica

La Empresa del Sector Energético decidió usar la plataforma TrustedX de Safelayer para reducir, de forma eficaz, la complejidad de implementación y mantenimiento de la firma electrónica en sus procesos de gestión de facturación electrónica.

Introducción

Sector energéticoLa factura es uno de los documentos más importantes dentro de los procesos de negocio: contiene referencias a los clientes, productos y servicios entregados o recibidos así como los impuestos que deben satisfacerse. Este documento debe archivarse y presentarse a auditores y organismos fiscales ya que permite verificar los balances así como elaborar un registro de todas las transacciones realizadas. Empresas del sector, que requieren gestionar de 10.000 hasta 100.000 facturas semanales, buscan soluciones que les permitan mejorar sus procesos de negocio a la vez que disminuir los costes asociados.

Empresas del sector, que requieren gestionar de 10.000 hasta 100.000 facturas semanales, buscan soluciones que les permitan mejorar sus procesos de negocio a la vez que disminuir los costes asociados.

Retos

La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) estima que el coste asociado a la emisión y envío de una factura es de 75 céntimos de euro y de 1,90 euros el asociado a la recepción de la factura. En consecuencia las empresas que procesan grandes volúmenes de facturas, ya sea emitidas como recibidas, invierten recursos, económicos y humanos, nada despreciables en su gestión. La buena imagen de la empresa y las buenas relaciones con clientes y proveedores pueden verse perjudicadas por incidencias habituales en la gestión de facturas. Algunos de estos problemas van asociados a la gestión de los envíos (retardos o extravíos de correo) y otros a la introducción de los datos por parte del receptor (errores de transcripción o lentitud en su tramitación). En último lugar, todo ello acaba generando una sobrecarga de trabajo en ambas partes.

La importancia fiscal de la factura requiere que su tratamiento se realice de acuerdo con la normativa legal vigente. La normativa aplicable a España y a toda la Unión Europea, especifica los mínimos requisitos técnicos y legales a satisfacer. Uno de los más importantes es que la factura electrónica debe garantizar la autenticidad e integridad de los datos que contiene. El uso de la firma electrónica avanzada es una de las mejores alternativas para satisfacer los anteriores requisitos.

Estrategia de Éxito

La empresa Soluziona, encargada de la implantación de la e-factura, ha modificado el proceso existente de impresión de facturas captando los datos para producir documentos electrónicos equivalentes a la factura que tradicionalmente se imprimía. Los datos captados pueden intercambiarse con clientes y proveedores por medios telemáticos. De esta manera se disminuyen los costes asociados y se minimizan las incidencias propias de la factura impresa. La normativa legal citada anteriormente requiere que dichos documentos lleven una firma electrónica, por lo que es necesario dotar a las aplicaciones de estas funciones de seguridad. La manera tradicional para securizar aplicaciones ha sido mediante el uso de "toolkits" que aportan la funcionalidad de generación y verificación de firma electrónica. Sin embargo el uso de "toolkits" obliga a la modificación de las aplicaciones, resultando soluciones complejas de programar y de mantener, especialmente en entornos heterogéneos.

En la implantación se ha optado por una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA), enfocando la integración desde una perspectiva de consumo de servicios especializados y de alto nivel, simplificando la interoperabilidad entre las aplicaciones que tratan con las facturas electrónicas. Se ha usado TrustedX de Safelayer que ofrece, entre otros, los servicios de generación y verificación de firmas electrónicas para cualquier formato de firma electrónica. Toda la lógica de seguridad que tradicionalmente se implementa dentro de las aplicaciones que usan "toolkits" se extrae hacia la consola de configuración y gestión de TrustedX. Por tanto la solución implantada se mantiene independiente de futuros cambios en la normativa legal como por ejemplo cambios en autoridades de certificación reconocidas (CAs) o la inclusión de sellos de tiempo por terceras partes de confianza (TSA). Gracias al uso de una plataforma de servicios de seguridad, como TrustedX, es posible la reutilización de servicios y componentes dentro de la misma infraestructura. De este modo la solución de gestión de facturas electrónicas ha resultado fácilmente integrable en los procesos existentes, por etapas y sin obligar a reemplazar completamente los procesos ya existentes. TrustedX permite verificar y firmar verificar electrónicamente diversos formatos de documentos electrónicos (PDF, XML, correo electrónico con SMIME, etc.). En consecuencia, la Empresa ha podido ofrecer, de forma sencilla, facturas electrónicas que satisfacen las necesidades de todos sus clientes a la vez que automatizar las recibidas de sus proveedores.

Beneficios

La mejora de los procesos mediante el uso de firma electrónica ofrece un alto retorno de la inversión y reduce la gestión de los errores. Gracias a la integración de TrustedX en la Empresa ha resuelto de forma sencilla la incorporación de firmas electrónicas y sellos de tiempo en los procesos de facturación electrónica. Mediante TrustedX de Safelayer, la solución aborda la provisión de servicios de confianza en entornos SOA y servicios web, en clara alineación con las políticas estratégicas de los sistemas de información corporativos. Los beneficios de este enfoque simplifican drásticamente la integración y el mantenimiento de la firma electrónica y protección de datos en las aplicaciones y los procesos.

Mediante TrustedX se obtiene una solución de gestión de facturas electrónicas emitidas y recibidas de forma centralizada y automatizada que resulta especialmente interesante en empresas con grandes volúmenes de facturación.

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